索 引 号: 分  类: 科技、教育 ; 业务工作
发布机构: 鄂托克前旗人民政府办公室 发文日期: 2018年12月05日 00:00
名  称: 关于启用新电子公文交换系统的通知
文  号: bet36体育在线打不开 鄂前政办发〔2018〕105号

                                 鄂前政办发〔2018〕105号

 

鄂托克前旗人民政府办公室关于启用

新电子公文交换系统的通知

 

上海庙经济开发区管委会,各镇人民政府,旗直各部门,各直属单位,各企事单位:

根据鄂尔多斯市关于电子公文平台交换统一部署要求,贯彻落实《鄂尔多斯市人民政府办公厅关于做好部署市人民政府智慧政务协同平台电子公文交换系统准备工作有关事宜的通知》,我旗结合实际,起草印发了《鄂托克前旗人民政府办公室关于做好部署新系统准备工作有关事宜的通知》(鄂前政办函〔2018〕92号)和《鄂托克前旗人民政府办公室关于举办新系统业务培训及相关事宜的通知》(鄂前政办函〔2018〕98号),并将新电子公文交换系统(下简称新系统)分三个阶段启用实施。第一阶段,充分部署和实施印模采集、设备连接等相关工作;第二阶段,进行新系统的培训安装工作,新旧系统并用;第三阶段,于2018年12月13日全面启用新系统。现将有关事宜通知如下。 

一、启用时间

新系统于2018年12月13日正式启用,停止旧系统的一切发文操作。考虑到各单位实际需要,旧系统文件查阅功能继续保留,直至2019年1月1日彻底停用。

二、启用范围

旗委办、人大办、政协办、纪委、人武部、法院、检察院、上海庙开发区、旗委各部门,各人民团体、各镇、政府各部门、各直属单位、各企事单位。

三、几点注意事项

新系统的具体安装使用方法,此文中不做赘述,但近期运行中遇到的几个突出问题应加以重视,避免出现错误操作。

(一)收文单位选择注意事项。发文单位在选择收文单位时,单独点击“鄂尔多斯市鄂托克前旗人民政府”会选中除旗政府办公室以外的所有单位。因此,当收文单位中包含旗人民政府办公室时,必须单独勾选“鄂尔多斯市鄂托克前旗人民政府”左侧方框,出现“对勾”(绿色)后才能成功选中。

(二)发文类型选择注意事项。由于系统功能正在完善,各单位发文时一律选择“发文管理”—“多向发文”选项进行发文,禁止选择“上下发文”选项。

(三)电子签章使用注意事项。新系统发文必须加盖电子签章,否则会违反发文流程导致发文失败。收文单位打印来文必须插入本单位的电子签章后,才能打印出红头和红章。默认发文份数为1份,在默认发文模式下,收文单位只能打印一份红头、红章文件,第二份及以后文件,系统会自动屏蔽红头和红章。

四、长效工作要求

   (一)加强组织领导。新系统是为了满足全市范围内党政群机关、企事业单位间电子公文交换、盖章、打印等需求的无纸化传输系统,其传输的电子版公文与纸质公文具有同等效力。因此,各单位要高度重视,从人事、资金、管理上,长期做好专职人员配备、专用网络和专用设施配备以及长效管理制度制定等相关工作。

    单位名称新增、变更和注销时,要及时委派专人携相关表格和承诺书到旗电子政务中心办理相关手续,避免影响正常工作。

   (二)加强文件存档工作。电子公文交换系统是单一的电子文件交换和传输的系统,未设置存档功能。因此,各单位要做好电子文件和纸质文件的并行存档工作。旧系统电子文件备份存档工作要于2019年1月1日之前完成,之后由于系统变更造成的文件遗失相关责任由各单位自己承担。

(三)加强安全管理工作。除涉密和特殊文件外,所有公文都必须通过电子公文交换系统交换传输,并严格执行电子公文传输管理有关规定。各镇、各部门要制定本单位电子公文的审核、发送、接收、安全保密等公开制度,确保电子公文的严肃性和安全性,不得在QQ、微信、邮箱等民用通讯传输工具中传输未经确认公开的文件。

定期检查电子公文交换及相关系统的账户密码信息和电子政务外网安全接入情况,经常进行专用计算机的清理和维护。电子公文交换系统的相关软件全部安装完毕后,务必进行一次系统备份。

   (四)建立电子公文收发工作值班制度。要求各单位在每个工作日至少查收电子公文两次。接收电子公文人员务必在新系统首页—“个人设置”—“个人信息修改”中将本人手机号填写保存,并保持24小时畅通。对紧急、重要公文要及时办理,对未及时接收电子公文造成工作延误的单位,旗人民政府办公室会同有关部门根据相关规定进行问责。

(五)建立实名学习交流机制。各单位具体负责人员要实名加入旗电子政务中心建立的QQ和微信群。如有技术咨询和系统改进建议,请及时与我们联系。另此文为新系统启用过程的系列《通知》之一,需与之前的相关文件资料一并保存存档,以便新老工作人员学习使用。

 

联系人:那日苏(电话:7622575) 秦照春(电话:7883318)

鄂前旗电子政务QQ群:249316122

                     

                                          鄂托克前旗人民政府办公室

                                                2018年12月5日

 


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